Quelles sont les recommandations à suivre en vue de la mise en location ? Quels sont les points d’attention avant la conclusion du contrat, pendant la location et lorsque le bail prend fin.
Nous pointons ici du doigt les démarches importantes à accomplir…
Cette liste n’est pas exhaustive mais vous permettra déjà d’avoir un bon aperçu des différents points à examiner lors de la location d’un bien à usage de résidence principale et de vous poser les bonnes questions… en temps utile !
Avant de mettre le bien en location
1) Tout bien loué à titre de résidence principale doit satisfaire à un certain nombre de critères minimaux qui concernent la sécurité, la salubrité et l’habitabilité du logement. Ces critères sont définis par l’A.R. du 8 juillet 1997.
De plus, le logement doit également répondre aux normes régionales de qualité figurant dans les Codes régionaux du logement. La situation du bien détermine les normes qui y sont applicables.
Plus d’infos sur www.logement.irisnet.be (Bruxelles) ; http://dgo4.spw.wallonie.be et www.wonenvlaanderen.be (Flandre). Le SNPC a également édité des brochures explicatives.
2) Quels sont les documents indispensables dont le bailleur doit disposer ?
– Toute personne qui met un logement en location doit fournir au candidat locataire un certificat de performance énergétique (certificat PEB). Ce certificat informe le candidat locataire de la qualité énergétique du bien. Ce certificat reste valable 10 ans. Il n’est donc pas nécessaire de le refaire chaque fois que le bien est remis en location si le certificat date de moins de 10 ans.
– Avant de mettre un bien en location, le bailleur doit s’assurer que ce type de bien n’est pas soumis à l’obtention préalable d’un permis de location.
Il convient de se référer aux dispositions régionales :
– A Bruxelles, aucune autorisation préalable de mise en location ne doit être obtenue ;
– En Wallonie, un permis de location est exigé pour la mise en location à usage de résidence principale des petits logements individuels (c’est-à-dire ceux dont la superficie habitable ne dépasse pas 28 m²) ou des logements collectifs (c’est-à-dire ceux où les ménages partagent au moins une pièce d’habitation ou local sanitaire). Toutefois, si le logement se situe dans l’immeuble où le bailleur a établi sa résidence principale, le permis de location n’est pas exigé si le logement est loué à deux ménages au plus et que le nombre total d’occupants locataires en dépasse pas 4 personnes.
– En Flandre, une attestation de conformité peut être établie par le collège des bourgmestre et échevins soit sur demande, soit de leur propre initiative. Elle n’est pas obligatoire mais il convient toujours de vérifier si la règlementation communale du lieu loué n’est pas plus contraignante et n’impose pas une attestation.
– Le RGIE (Règlement Général des Installations Electriques) définit les consignes de sécurité que doivent respecter toutes les installations électriques domestiques.
Il existe des dérogations pour certaines consignes en ce qui concerne les installations électriques d’avant le 1er octobre 1981.
Les installations mises en service à partir du 1er octobre 1981 doivent être contrôlées par un organisme agréé tous les 25 ans. Il n’est pas obligatoire de fournir cette attestation au candidat locataire lors de la signature du contrat. En ce qui concerne les installations électriques datant d’avant le 1er octobre 1981, elles ne doivent pas faire l’objet d’un tel contrôle sauf si l’installation a subi des modifications ou des extensions.
– Il n’est pas nécessaire d’obtenir un certificat urbanistique en cas de mise en location d’un bien à usage de résidence principale sauf si vous concluez un bail de plus de 9 ans. Dans ce cas, il devra être établi par acte notarié et le notaire se chargera de demander le certificat urbanistique.
3) Tout logement mis en location doit être équipé d’un détecteur de fumée. Le nombre de détecteur ainsi que la manière de les placer sont définis par la réglementation régionale applicable en fonction de la situation du bien.
4) Il convient de vérifier si la chaudière a été entretenue récemment. La périodicité d’entretien de la chaudière dépend du type de combustible et de la région dans laquelle se situe le bien. La matière étant complexe, n’hésitez pas à contacter notre service juridique pour avoir plus d’informations.
Il n’est pas obligatoire de remettre au locataire une attestation d’entretien de la chaudière. Néanmoins, nous vous conseillons de le faire afin d’attirer son attention sur le fait qu’à son tour il sera responsable de cet entretien et devra pouvoir vous apporter la preuve qu’il a respecté la périodicité prévue pour l’entretien de ce type de chaudière et que cet entretien a bien été réalisé par un technicien agréé.
5) Tout bailleur qui met un bien en location à titre de logement au sens large doit mentionner le prix du loyer et des charges dans toute publicité concernant la location.
De plus, la classe énergétique (et en Wallonie le numéro du certificat) d’un bâtiment pour lequel le certificat PEB est requis en cas de mise en location devra être mentionnée dans toute annonce ou affiche publicitaire destinée à le louer et ce quelque soit la région où le bien se trouve.
Les annonces ou affiches publicitaires ne peuvent bien sûr comporter aucun critère de sélection susceptible d’être considérés comme discriminatoires !
La signature du contrat
6) Nous vous conseillons de prendre un maximum de renseignements au sujet du locataire. Le SNPC tient à votre disposition une fiche de renseignements à faire remplir par les candidats locataires.
Certaines informations doivent obligatoirement figurer sur le bail. Il s’agit du nom, 1er et 2ème prénoms, lieu et date de naissance.
En outre, il est utile de connaître leur dernier domicile, d’avoir un numéro de téléphone et une adresse mail pour pouvoir les joindre.
7) Il faut utiliser un bon modèle de bail et bien choisir sa durée de bail. Le SNPC vend des modèles de baux très complets et équilibrés et se tient à votre disposition pour vous conseiller sur le modèle à utiliser.
En cas d’accord avec le candidat locataire, ne signez pas de préaccord ! Il vaut mieux signer directement le bail et demander de verser le premier mois de loyer.
Le locataire se sentira ainsi plus engagé.
8) Au contrat de bail doivent être annexés :
– une copie de l’A.R. du 8 juillet 1997 qui détermine les conditions minimales auxquelles doit répondre le bien en matière de sécurité, salubrité et habitabilité ;
– une annexe régionale expliquant aux deux parties leurs droits et obligations ;
– l’état des lieux d’entrée ;
De même, n’oubliez pas de mentionner dans le bail que le locataire a reçu une copie du certificat PEB et de lui remettre cette copie à une date antérieure à celle de la signature.
9) Il est préférable de demander au locataire que la garantie locative soit constituée au plus tard lors de la remise des clés.
Le bail du SNPC prévoit à ce sujet très clairement que les clés ne seront pas remises au locataire tant que la garantie locative n’est pas constituée.
Si votre bail ne prévoit pas cette clause, il sera plus difficile de refuser la passation des clés en cas de non constitution de garantie locative à la date de début du bail.
10) Les parties doivent impérativement dresser un état des lieux d’entrée contradictoire et à frais communs.
Il n’est pas obligatoire de faire établir cet état des lieux d’entrée par un expert. L’état des lieux doit être précis et détaillé et être dressé soit au cours de la période où les lieux sont inoccupés, soit au cours du premier mois d’occupation.
N’oubliez pas de faire un relevé des différents compteurs (eau, gaz, électricité, calorimètres des radiateurs) et le cas échéant de faire signer par le nouveau locataire des documents de transfert de compteurs. Ces documents sont disponibles sur les sites des gestionnaires de réseaux de distribution.
Si l’immeuble est doté de compteurs individuels d’eau, veillez à avertir la compagnie des eaux de tout changement de locataire soit dans les 15 jours si le bien se situe en région flamande ou bruxelloise ou dans le mois si le bien se situe en région wallonne. Il convient de leur communiquer l’identité du nouveau locataire ainsi que celle de l’usager sortant (propriétaire ou locataire) ainsi qu’un relevé d’index des compteurs.
Ainsi, en cas de non paiement de la consommation d’eau par le locataire, le bailleur ne pourra plus être considéré comme solidairement responsable et ne sera plus poursuivi.
11) La plupart des baux, dont celui du SNPC, imposent au locataire l’obligation de souscrire une assurance incendie, dégâts des eaux.
Le locataire devra prouver au bailleur qu’il a bien souscrit cette assurance au plus tard lors de l’état des lieux d’entrée.
De même, il devra prouver chaque année qu’il a bien payé la prime et est donc toujours en ordre d’assurance.
De son côté, l’assurance incendie du bailleur n’est pas obligatoire en vertu de la loi mais elle est vivement conseillée !
12) Le bail et l’état des lieux d’entrée doivent être enregistrés par le bailleur dans les deux mois de la signature du bail.
Pour être enregistré le bail doit obligatoirement comporter l’identité complète du bailleur et du locataire (nom, 1er et 2ème prénoms, lieu et date de naissance, l’adresse du bailleur) la date à laquelle le contrat prend cours, le montant du loyer et des charges, la situation et la description de l’immeuble.
Pendant la location
13) Visitez le bien loué au moins une fois par an à une date à convenir avec le locataire afin de vous assurer qu’il l’occupe en bon père de famille et l’entretient correctement.
Au cas où vous constatez lors d’une visite annuelle que le bien n’est pas entretenu correctement ou se dégrade par la faute du locataire, réagissez rapidement par une mise en demeure de remettre le bien en état et vérifiez ensuite qu’il s’est conformé à votre demande. Inutile de vous préciser qu’il est interdit d’entrer dans les lieux loués en l’absence du locataire ou sans son autorisation !
14) Si le locataire signale un problème dans le bien loué, réagissez rapidement afin d’éviter d’une part que votre bien ne se dégrade et d’autre part que le locataire ne vous reproche par la suite un manque de réaction et n’invoque un trouble de jouissance.
15) Vérifiez régulièrement les paiements afin de pouvoir réagir rapidement en cas de non-paiement du loyer et/ou des charges.
En cas de retard de paiement de plus de 10 jours, envoyez une lettre de rappel et ensuite, à défaut de réaction, une mise en demeure par recommandé.
A partir de deux mois d’arriérés, il est conseillé d’entamer une procédure devant le juge de paix compétent.
Il vous est possible de prévoir dans le bail que le locataire paiera son loyer par ordre permanent. Néanmoins, si son compte n’est pas approvisionné, l’ordre permanent ne pourra pas être exécuté par la banque. Ce n’est dès lors pas nécessairement une garantie d’être payé à heure et à temps !
De plus, depuis le 1er janvier 2014, si vous êtes un bailleur privé, les banques n’acceptent plus les domiciliations européennes.
16) Vérifiez régulièrement l’identité de la personne qui a versé le loyer. Si vous constatez qu’une tierce personne vous verse régulièrement le loyer, contactez le locataire pour vous informer sur cette personne. Il n’est pas interdit de payer le loyer d’une tierce personne mais n’oubliez pas que, dans le cadre d’un bail de résidence principale le locataire n’a pas le droit de sous-louer la totalité du bien et ne peut céder son bail sans votre accord écrit.
De même, méfiez-vous si une personne morale devait payer le loyer à sa place. Il se pourrait dans ce cas que cette personne morale déduise ce loyer sans votre accord, ce qui pourrait entraîner un supplément de taxation dans votre chef.
Pour éviter ce genre de mauvaise surprise, indiquez clairement dans le bail si vous autorisez – ou non – que le locataire affecte une partie du bien loué à l’exercice d’une activité professionnelle et n’oubliez pas d’enregistrer le bail afin qu’il soit opposable au fisc !
17) Indexez le loyer annuellement et si vous décidez de ne pas l’indexer, avertissez votre locataire afin qu’il soit conscient des montants épargnés dans son chef !
De même, si votre locataire paie une provision mensuelle pour les charges, établissez annuellement le décompte et, si votre bail vous le permet, adaptez le montant mensuel des provisions.
La loi vous permet de réclamer les charges des cinq dernières années mais cela risque d’engendrer des discussions et d’être assez lourd à supporter financièrement pour le locataire.
A la fin du bail
18) Envoyez le préavis par courrier recommandé à heure et à temps. Nous vous rappelons à cet effet que tant la durée de préavis à respecter que les motifs à invoquer ne sont pas les mêmes dans le cadre d’un bail de courte durée que dans un bail de 9 ans.
N’hésitez pas, avant d’envoyer un congé à votre locataire, à contacter par téléphone notre service juridique afin de vérifier les possibilités de congé. De plus, nous tenons à votre disposition des modèles de lettre de congé.
Au cas où le bail a été signé par plusieurs locataires ou si le locataire est un couple marié ou cohabitant légal, le congé doit être notifié à chaque locataire par courrier recommandé séparé.
19) Si le congé a été notifié par le locataire, vérifiez immédiatement si les délais légaux ou contractuels ont bien été respectés et dans le cas contraire réagissez rapidement. Il en va de même si, en vertu de la loi ou du contrat, le locataire doit, outre un délai de préavis à respecter, également verser une indemnité de résiliation.
N’attendez pas le dernier jour pour la lui rappeler.
En cas de pluralité de locataires ou si le locataire est un couple marié ou cohabitant légal, vérifiez que le congé est bien signé par tous.
A défaut, réagissez rapidement afin de connaître leurs intentions. Il se pourrait en effet qu’un des locataires souhaite quitter les lieux et que l’autre veuille y rester.
Ce type de problème peut s’avérer juridiquement complexe et notre service juridique se tient à votre disposition pour vous informer de toutes les conséquences et scénarios possibles.
20) Prenez contact avec le locataire pour convenir des jours et heures de visite et de la pose (éventuelle) d’une affiche.
Le locataire n’a pas l’obligation d’assurer lui-même les visites. Par contre, il a l’obligation de s’assurer que soit lui-même, soit une personne de son choix donne accès aux lieux aux jours et heures convenus.
Si possible évitez qu’il ne vous confie sa clé pour faire les visites en son absence.
Si le locataire refuse de vous laisser l’accès au bien loué, réagissez rapidement en le mettant en demeure de vous laisser visiter le bien loué avec des candidats locataires, voire en cas de refus ou non-réaction en déposant une requête devant le juge de paix.
21) De même, si vous avez de fortes craintes et présomptions que le locataire ne quitte pas les lieux à l’issue du préavis et qu’il ne vous demande pas une prorogation pour circonstances exceptionnelles, ou si vous n’êtes pas d’accord d’accorder une prorogation pour circonstances exceptionnelles, ne tardez pas à introduire une demande de validation de congé devant le juge de paix avec la possibilité de l’expulser si nécessaire.
22) Fixez de commun accord avec le locataire la date pour établir l’état des lieux de sortie en présence ou non d’un expert. L’état des lieux de sortie doit être réalisé une fois que le locataire a évacué les lieux loués, étant entendu qu’il peut y rester jusqu’au dernier jour.
Le cas échéant, réservez à l’avance l’expert car son emploi du temps est fort chargé, surtout en fin de mois. Afin d’éviter toute discussion postérieure, demandez à l’expert de faire signer au préalable par les parties un mandat définissant clairement sa mission et ses pouvoirs.
Le but de l’état des lieux de sortie est de constater et d’évaluer les dégradations locatives.
Lors de cet état des lieux de sortie, il faut également effectuer un relevé des compteurs et signer les documents de transfert de compteurs (à trouver sur sites internet des régulateurs, des gestionnaires de réseaux de distribution).
En cas de litige au sujet de la constatation et de l’estimation des dégâts, il est conseillé d’essayer de trouver un accord au sujet de la constatation des dégâts et de signer cet accord. L’évaluation des dégâts peut alors être faite ultérieurement sur base de devis.
Par contre si aucun accord n’est conclu au sujet de la constatation des dégâts, ne reprenez pas les clés et devez déposer rapidement une requête devant le juge de paix en vue de faire désigner un expert judiciaire qui déterminera et évaluera le montant des dégâts locatifs ainsi qu’une indemnité pour indisponibilité des lieux loués.
Nous attirons votre attention sur le fait que ce type de procédure coûte cher (honoraires demandés par l’expert), dure un certain temps et en conséquence n’a de sens que si les dégâts sont importants et que le locataire est solvable !
23) En cas d’accord lors de l’état des lieux de sortie, veillez à récupérer toutes les clés.
A partir de ce moment vous aurez repris possession des lieux loués.
Tant que le décompte définitif n’est pas établi entre parties, ne signez pas de document avec la mention « pour solde de tout compte » !
24) Etablissez le plus rapidement possible le décompte de sortie du locataire en n’omettant aucun montant (arriérés de loyers, indemnités pour rupture de bail éventuelle, dégâts locatifs, décompte de charges).
Lorsque toutes les sommes dues auront été payées, restituez la garantie locative au locataire ou en cas de non-paiement de certaines sommes obtenez son accord écrit de prélever ces sommes sur la garantie locative.
Si la garantie est insuffisante, le locataire sera bien sûr redevable de la différence à payer.
En cas de litige au sujet du paiement des sommes encore dues ou de la libération de la garantie locative, gardez la garantie bloquée et entamez rapidement une procédure devant le juge de paix pour obtenir paiement des sommes dues et la libération de la garantie locative.
Bonne location !
(source: « Le Cri », avril 2015. Reproduit avec l’aimable autorisation du SNPC)
